Zanim przyszła satysfakcja, były i rozczarowania
PIĘKNY TRZYDZIESTOLATEK
Jesteście ciekawi jak wyglądały przygotowania do uhonorowania „pięknego trzydziestolatka”? W tym odcinku, dotyczącym naszego 30-letniego Klubu Polskiego, pokażemy, jak od kuchni wyglądały przygotowania do gali jubileuszowej. Ta wymagała od organizatorów wiele pracy, cierpliwości, czasu, umiejętności, wyczucia, zaangażowania. Nie obyło się bez rozczarowań i wątpliwości, czy w ogóle uda się ją zorganizować.
O zakulisowych przygotowaniach do największej ubiegłorocznej imprezy Klubu Polskiego rozmawiają jego prezes Marek Berky i dwie wiceprezes – Małgorzata Wojcieszyńska i Barbara Guttman.
Co to będzie, co to będzie?
Aby pozyskać dofinansowanie na jubileuszową galę Klubu Polskiego, projekty musiały być opracowane i złożone z rocznym wyprzedzeniem. Były one napisane w ogólnym zarysie. Jak wyglądał kolejny etap przygotowań?
Marek Berky: Rok temu o tej porze jeszcze nie wiedzieliśmy, jak będzie wyglądała ta impreza, gdzie się odbędzie, kto na niej wystąpi i za co ją zrealizujemy! Tak jak mówisz, złożyliśmy wnioski o dofinansowanie z nadzieją, że takie środki pozyskamy. Co do charakteru wydarzenia wiedzieliśmy jedynie, że pomysł powinien być interesujący, by trafić w upodobania tak Polaków, jak i Słowaków.
Ja jestem w połowie Słowakiem, w połowie Polakiem i nie znam wszystkich gwiazd polskiej sceny muzycznej, zatem wychodzę z założenia, że przeciętny Słowak zupełnie się nie orientuje, co jest w Polsce na fali. Zależało nam więc na tym, by wystąpiła taka gwiazda, która oczaruje i Polaków, i Słowaków. To było bardzo trudne zadanie.
Zorganizowaliśmy więc pierwsze spotkanie, by w ogóle jakoś ruszyć z miejsca. Był grudzień 2023 r.
M.B. Tak, po naszej rozmowie Basia Guttman zaczęła robić pierwsze rozeznania na polskim rynku muzycznym.
Nie na naszą kieszeń!
Basiu, do kogo udało Ci się dotrzeć?
Barbara Guttman: Udało mi się dotrzeć do wielu polskich artystów. Prowadziłam rozmowy m.in. z zespołami Zakopower i Bajm, z Urszulą Dudziak i Anną Maria Jopek. Było tego sporo!
Czy coś Cię zaskoczyło podczas tych pierwszych rozmów?
B.G. Na pewno ceny. My jako stowarzyszenie nie dysponujemy nieograniczonym budżetem, więc kilka ofert już na samym początku było dla nas niemożliwych do przyjęcia właśnie ze względu na zaporową cenę.
O jakich kwotach mowa?
B.G. Sama gaża artystów to koszty średnio ok. 10 tysięcy euro. Poza tym podczas negocjacji okazywało się, że należy doliczyć ileś innych pozycji, jak choćby koszty hotelu, z reguły 4- lub 5-gwiazdkowego. Do tego jeszcze dochodziły transport, nagłośnienie, oświetlenie.
Basiu, robiłaś także rozeznanie w kwestii dostępności i cen bratysławskich sal, w których takie wydarzenie mogłoby się odbyć. Jakie to były koszty?
B.G. To też była bardzo duża rozpiętość cenowa. Część z sal, które nam się podobały, była w remoncie. Wbrew pozorom liczba sal, które mogą pomieścić kilkaset osób, dysponują odpowiednim nagłośnieniem, z możliwością zorganizowania przyjęcia, wcale nie jest taka duża. Jeśli idzie o ceny, to mogę podać cenę wynajmu w Pałacu Prymasowskiego w Bratysławie, bo to nie jest żadna tajemnica – wynajęcie tam Sali Lustrzanej to koszt co najmniej 3,5 tysiąca euro. Czyli ogromny!!!
Widząc wspominane cenniki, zdaliśmy sobie sprawę, że dotacje, o które występowaliśmy do Funduszu wspierającego kulturę mniejszości narodowych czy do ambasady, nie będą wystarczające.
B.G. Trzeba też wspomnieć, że szukaliśmy dodatkowych środków, pukaliśmy do wielu drzwi, szukaliśmy wsparcia finansowego w polskich firmach, które działają na Słowacji.
Kiedy wystawiono nas do wiatru
No właśnie, z tym wiąże się też jedno niemiłe doświadczenie, bo kiedy próbowaliśmy nawiązać kontakt z pewną polską firmą na Słowacji, jej dyrektor postawił bardzo dużo warunków, które musieliśmy spełnić, by zgodził się z nami spotkać. Wszystkie jego wymogi, dotyczące miejsca spotkania, składu rozmówców, spełniliśmy, ale niestety do owego spotkania nie doszło. Jak to wspominacie?
M.B. Sądziłem, że skoro reprezentujemy Klub Polski na Słowacji, to wszystkie polskie firmy będą zachwycone naszym projektem i chętnie go wesprą, ale tak się nie stało. Próbowaliśmy, ale niestety trzeba było jeszcze intensywniej działać i szukać różnych innych możliwości.
B.G. Ja byłam bardzo rozczarowana. Przede wszystkim tym, że nie szanuje się naszego czasu. Wystarczyłoby przecież, gdyby ten pan zadzwonił i poinformował nas, że nie może się z nami spotkać. Przecież wszyscy troje mieszkamy poza Bratysławą, poświęciliśmy swój czas, prywatne pieniądze, żeby dostać się na miejsce spotkania, a kiedy tam tak siedzieliśmy i czekaliśmy, okazało się, że ów pan się nie pojawi. To było smutne.
Tym bardziej, że termin spotkania, do którego nie doszło, ustalaliśmy całą zimę! Po takiej nieudanej próbie należało podjąć decyzję, co dalej.
M.B. To było depresyjne, przecież nie tylko nie udało nam się pozyskać jakiegoś wsparcia, ale nadal nie wiedzieliśmy, kogo zaprosić i czy w ogóle coś z tego będzie. Była wiosna, a my nadal w polu – brak pomysłu, brak środków!
Z pomocą przyszedł… Ernest Bryll
Może to zabrzmi trochę paradoksalnie, ale w tej sytuacji pomógł nam Ernest Bryll. Gdy zmarł wiosną 2024 r. pisałam do „Monitora“ wspomnienie o nim i wtedy zaczął mi się rysować pewien pomysł. W tym czasie ty, Marku, byłeś na bardzo ciekawym koncercie. Czyim?
M.B. Byłem z żoną na koncercie Vojty Dyka (czeski śpiewak – przyp. od red.), który wystąpił w bratysławskim Stars Auditorium. Byłem w tym miejscu po raz pierwszy i wiedziałem, że to jest odpowiednie miejsce na nasz jubileusz.
Dlaczego?
M.B. Bo to duża, nietypowa przestrzeń, w której mogło się odbyć także przyjęcie. Czułem, że to jest to miejsce dla nas. Mieliśmy więc salę na oku. A potem przyszłaś z pomysłem ty, żeby pokazać naszym gościom musical Ernesta Brylla „Na szkle malowane“.
Pisząc wspomniany artykuł wspomnieniowy o autorze libretta, przypomniałam sobie, że ten musical jest uwielbiany na Słowacji! Pamiętam, że tym pomysłem podzieliłam się z tobą, a ty zacząłeś drążyć temat.
M.B. Tak, zacząłem szukać, czy gdzieś grają „Na szkle malowane“ i okazało się, że jedyne miejsce, gdzie to przedstawienie jest wystawiane, to właśnie Stars Auditorium, czyli miejsce, w którym chciałem zrobić naszą imprezę!
Trzy możliwości
To było jak grom z jasnego nieba! Ale też nie od samego początku wiedzieliśmy, w jakiej formie chcemy czy możemy ze względów finansowych pokazać ten spektakl! Wiadomo też, że jego kolejne przedstawienia są wyprzedane z dużym wyprzedzeniem. Wiosną, kiedy zdecydowaliśmy, że pójdziemy tym tropem, okazało się, że jesienne terminy są już w znacznej mierze wyprzedane.
M.B. No właśnie! Były więc trzy możliwości, jak do tego podejść. Pierwsza to zapłacić za całe dodatkowe przedstawienie tylko dla nas. Ta możliwość jednak okazała się za droga. Druga możliwość to jakiś okrojony występ koncertowy dla naszych gości, czyli tylko fragmenty przedstawienia. I trzecie rozwiązanie to wykupienie części sali z miejscami dla naszych 300 gości podczas dodatkowego przedstawienia dla 800-osobowej widowni, które nam organizator zaproponował.
I ten trzeci wariant zwyciężył. Ale okazało się, że to dodatkowe przedstawienie może być pokazane tylko w październikowy poniedziałek! Potem niektórzy goście ze zdziwieniem reagowali na zaproszenie właśnie na poniedziałek.
M.B. Innej możliwości nie było. Mieliśmy do wyboru albo poniedziałek, albo nic. Poza tym dodatkowym wyzwaniem był program adresowany tylko do naszych gości. Zastanawialiśmy się, jak go zorganizować. Przed przedstawieniem? Po? Ponieważ na głównej scenie to nie było możliwe, choćby ze względu na scenografię, musieliśmy zainwestować w mniejszą scenę, która została wybudowana na nasze potrzeby.
Ale to wcale nie znaczy, że już mieliśmy z górki!
M.B. Tak, czekały nas bardzo trudne negocjacje, wymagające umiejętności pójścia na kompromis, na szczęście manager Stars Auditorium był także otwarty, więc udało nam się uzyskać rozsądną cenę.
Ale nadal nie byliśmy pewni, czy nas będzie na to stać!
M.B. Czekały nas jeszcze różne spotkania z darczyńcami, wierzyliśmy, że uda nam się te środki zdobyć.
Pamiętam też, że staliśmy przed dylematem, kiedy zaprosić naszych gości na poczęstunek.
M.B. Zdecydowaliśmy, że wszyscy będą zaproszeni na poczęstunek, ale ze sponsorami i zasłużonymi działaczami spotkamy się jeszcze przed przedstawieniem. Potem, po spektaklu, bufet został ponownie otwarty i myślę, że to było najlepsze rozwiązanie, bo w tym drugim poczęstunku wzięli udział ci wszyscy, którzy chcieli z nami pobyć. Było to piękne i szczere.
Maraton – we dnie, w nocy
Co było najtrudniejsze w tych przygotowaniach?
M.B. Wszystkie te organizacyjne wyzwania były trudne. Mieliśmy już jakieś doświadczenia z organizacją wydarzeń kulturalnych, ale ja tak dużej imprezy jeszcze nie organizowałem. Sporo zadań wykonywaliśmy tylko my, nasza trójka, ale podczas gali mieliśmy pomocników, choćby tych, którzy pomagali nam z obsługą zaproszonych gości przy wejściu do budynku. Na szczęście nie słyszałem od nikogo, żeby coś było nie tak.
Basiu, jak ty wspominasz etap przygotowań, w którym odegrałaś kluczową rolę?
B.G. To był etap wysyłania zaproszeń. Zanim do tego doszło, to dużo zadań miałaś ty, Gosiu. Ja działam w naszym stowarzyszeniu trzy lata, ale nie znam jeszcze wszystkich, a ponieważ ty znasz większość, więc to było twoje zadanie, by stworzyć listę gości. Długa lista nazwisk trafiła do mnie, jednak część adresów mailowych trzeba było aktualizować, ustalać i uzupełniać.
A sama wysyłka? Ja wiem, że są programy, które pozwalają na automatyczne wysyłanie zaproszeń do większej liczby osób, ale nie mieliśmy ich sprawdzonych, a gdzieś z tyłu głowy pamiętałam o ograniczeniach związanych z RODO, więc każde zaproszenie wysyłałam pojedynczo. To był maraton, bo tych zaproszeń było przecież kilkaset! Wiadomo, skoro mogliśmy zaprosić 300 osób, to znaczy, że zaproszeń wysłaliśmy dużo więcej, bo nie zdarza się tak, że wszyscy zaproszeni mogą wziąć udział w wydarzeniu.
Każdemu z zaproszonych gości starałam się później odpisać, co wymagało bardzo dużo pracy. Żadne z nas nie jest etatowym pracownikiem stowarzyszenia, każdy z nas ma swoje zobowiązania zawodowe, więc to, co robiliśmy, musieliśmy wykonywać podczas weekendów albo wieczorami.
Jak długo to trwało?
B.G. Trudno powiedzieć, ile godzin, ale sporo nieprzespanych nocy. Sama doskonale wiesz, bo nieraz była druga czy trzecia w nocy, a my korespondowałyśmy ze sobą, rozwiązując różne sprawy organizacyjne. Pracowałyśmy ciężko.
Tak, każdy z nas chciał uniknąć błędów. Nie chciałam nikogo pominąć, chciałam, żeby zaproszenia dotarły także do tych, z którymi dawno nie byliśmy w kontakcie, gdyż podobne okazje spotkań zdarzają się raz na jakiś czas. I masz rację, zdarzało się, że właśnie w nocy korespondowałyśmy, na przykład wtedy, kiedy przypominało mi się, że jeszcze tę czy inną osobę trzeba zaprosić. Nasza intensywna współpraca na tym etapie przygotowań rozpoczęła się w połowie września, prawda?
B.G. Tak, bo we wrześniu zaproszenia jeszcze powstawały. Licząc na wsparcie sponsorów, czekaliśmy, by umieścić na nich ich logo. Z drugiej strony był już czas na wysyłkę tych zaproszeń.
Z jakimi reakcjami się spotykałaś, kiedy korespondowałaś z tyloma osobami po rozesłaniu zaproszeń?
B.G.: Z bardzo różnymi. Większość była bardzo pozytywna, były też mniej pozytywne, ale chyba nie powinniśmy o tym wspominać.
Co powinniśmy zrobić, żeby ewentualnie w przyszłości usprawnić naszą pracę?
B.G. Na pewno jesteśmy bogatsi o te doświadczenia. Jest kilka rzeczy, które chciałabym poprawić, ale ponieważ nikt z zewnątrz nie zwrócił na to uwagi, więc może nie będę teraz o tym mówiła. To małe organizacyjne detale, które moglibyśmy bardziej dopracować.
Bileciki do kontroli
Jak wyglądała Twoja praca związana z przydzielaniem biletów?
B.G. Ze Stars Auditorium dostaliśmy bilety oraz opaski na rękę (te były przepustką na przyjęcie i miały nas oddzielać od pozostałych widzów) i trzeba było najpierw rozdzielić miejsca, biorąc pod uwagę m.in. to, by osoby, które miały przybyć razem, posadzić obok siebie. Z tym było też sporo pracy. Potem opisywałam koperty i do nich wkładałam odpowiednią liczbę biletów. W przekazywaniu biletów gościom przed spektaklem pomogły nam bardzo hostessy.
Tworzyły się jakieś zatory, kiedy naraz przyszło bardzo dużo naszych gości? To chyba też było spore wyzwanie, by szybko odnaleźć odpowiednie koperty z biletami?
B.G. Były momenty, kiedy przy wejściu gromadziło się sporo ludzi, ale dziewczyny z tym sobie świetnie radziły.
Co Cię zaskoczyło na tym etapie pracy?
B.G. To, że nie wszyscy, którzy potwierdzili swój udział, przyszli na przedstawienie. To smutne, bo wiedziałam, ile pracy nas to kosztowało, że mamy ograniczoną liczbę miejsc na widowni. Rozumiem, że można zachorować, ale wystarczyło poinformować i na to miejsce mógł przyjść ktoś inny i wykorzystać bilet.
Zdarzyło się, że przyszedł ktoś, kto nie potwierdził obecności?
B.G. Byli i tacy, ale na szczęście nie było ich wielu, a my mieliśmy kilka biletów rezerwowych, więc nikt nie odszedł z kwitkiem. Byliśmy elastyczni.
Pamiętam, Basiu, że robiłaś jakąś specjalną tabelkę. Co to było?
B.G. Tak, to dotyczyło biletów i rozmieszczenia miejsc. W owej tabelce były miejsca i nazwiska osób, co pozwalało hostessom łatwiej odnaleźć ponumerowane koperty.
Catering aż z Koszyc
Marku, przyjęcie z polskimi specjałami udało się zrealizować dzięki temu, że poprosiłeś o jego przygotowanie Konrada Schonfelda, który jest kucharzem i właścicielem restauracji w Koszycach. Poczęstunek jechał do nas z daleka!
M.B. Wielkie dzięki dla Konrada, bo on nie jest tylko dobrym kucharzem, ale także dobrym organizatorem. Ja w ogóle nie miałem pojęcia, jak zorganizować taki raut, wszystko było w jego rękach. On przyjechał do Bratysławy już dzień wcześniej, by na miejscu przygotować całe przyjęcie. My nie mieliśmy problemu, jak do tego wyzwania podejść, bo on to zrobił idealnie!
Impreza 30-lecia?
Jakie uwagi czy przemyślenia macie po tym wydarzeniu?
B.G. Fajnie wyszło! Pozytywne było także to, że część naszych zadań przejęło Stars Auditorium, w związku z czym nie musieliśmy uzyskiwać zezwoleń od właściwych organów administracyjnych, bo przecież imprezy masowe rządzą się swoimi przepisami, których my nie musieliśmy zgłębiać. To nam odpadło. A także logistyka związana z cateringiem – Konrad wszystko pięknie przygotował, zdaliśmy się na jego doświadczenie.
Co Tobie się podobało podczas gali?
B.G. Wszystko! Bardzo miło wspominam współpracę z ambasadą. Wiedzieliśmy, że zależy im, by to wydarzenie było na jak najwyższym poziomie. Mam same dobre wspomnienia. Na początku miałam ogromny stres, ale potem, będąc już na widowni, delektowałam się programem artystycznym, który doskonale łączył Polaków i Słowaków. Najważniejsze było to, że wszyscy się spotkaliśmy. Mam nadzieję, że jeszcze niejedna wspólna impreza przed nami.
Marku, rok temu zakładałeś, że to powinna być impreza roku. Była?
M.B. Według mnie tak. Ja jeszcze takiej dużej imprezy z tak dużą liczbą gości nie organizowałem.
Coś Cię zaskoczyło podczas niej?
M.B. Dla mnie największym zaskoczeniem był przyjazd naszego byłego konsula Stanisława Kargula, który obecnie pracuje w Armenii. Pokonał taką długą drogę tylko po to, by spędzić z nami ten jeden wieczór! Byłem także mile zaskoczony, że nasze zaproszenie przyjęła pani Alena Kotvanová, dyrektor Funduszu wspierającego kulturę mniejszości narodowych. To w moim odczuciu bardzo duże wyróżnienie i sygnał, że była to naprawdę ważna i dobra impreza.
To jeszcze uzupełnimy informację, że jednak wsparcie finansowe zdobyliśmy, choć kosztowało nas to trochę energii.
M.B. Mogliśmy to wydarzenie zorganizować właśnie dzięki Funduszowi, ambasadzie, ale również dzięki firmie Orlen, która podarowała nam 2% z podatków. Włączył się także Instytut Polski w Bratysławie. Takie połączenie sił dało świetny efekt.
I okazało się, że są jednak firmy, również polskie, które z otwartością zareagowały na naszą prośbę o wsparcie. Przykładem jest firma Maspex, która podarowała nam napoje. Galę sponsorowała także twoja firma, Marku, oraz firmy słowackie, do których się zwróciłeś.
M.B. Tak, są jeszcze firmy, które mają świadomość, że dobrze jest wesprzeć takie imprezy, bo są to inwestycje, które kiedyś zaowocują. Jestem z tego zadowolony.
Czyli impreza roku? 30-lecia?
M.B. Zdecydowanie impreza 30-lecia!!!
Małgorzata Wojcieszyńska
